Modifica congiunta in ShareFile

Questo articolo spiega i passaggi necessari per condividere collegamenti modificabili dal proprio account ShareFile. Ciò consente ai destinatari di apportare modifiche a file di Microsoft Office.

Requisiti utente di ShareFile per la modifica congiunta

Questa funzionalità è disponibile per gli utenti sia dipendenti che clienti purché siano soddisfatti i seguenti requisiti:

• Anteprima dei file: l’autorizzazione al download deve essere abilitata nella cartella in cui è archiviato il file.

• Modifica dei file: sono necessari i seguenti requisiti per poter modificare i file in ShareFile:

  • Disporre di una licenza commerciale di Microsoft Office 365.
  • Autorizzazioni di caricamento e download sulla cartella in cui è archiviato il file.
  • Il controllo delle versioni dei file è abilitato.

Ottenere un collegamento condivisibile

Ottieni un collegamento consente di condividere un collegamento modificabile con i propri destinatari.

NOTE:

• Tutti i collaboratori interni ed esterni all’organizzazione possono utilizzare l’integrazione con Microsoft Office Online. È necessario che l’autore selezioni le autorizzazioni e che il collaboratore disponga di una licenza Microsoft.

• Questa funzionalità è disponibile per i clienti di ShareFile Advanced ed edizione Premium che hanno abilitato l’impostazione Modifica di Microsoft Office.

  

• I tipi di file compatibili sono: .docx per Word, .pptx per PowerPoint e .xlsx per Excel.

1. Selezionare un file da condividere nell’account ShareFile.

2. Selezionare Condividi.

   

3. Selezionare Copia nella sezione Le persone possono modificare dopo aver effettuato l’accesso.

   

   Viene brevemente visualizzato il messaggio Collegamento copiato nel negli appunti.

4. Utilizzare il collegamento copiato per condividerlo tramite e-mail o un’altra app di comunicazione.

   

Invia a persone specifiche

Utilizzare questa opzione quando si desidera inviare tramite ShareFile un messaggio Condividi a una persona specifica.

1. Accedere alla posizione del file che si desidera condividere nel proprio account ShareFile.

2. Selezionare il file o i file da condividere.

   

3. Selezionare Condividi dal menu.

4. Selezionare Invia a persone specifiche tra le opzioni offerte.

   

   Viene visualizzata la finestra Invia messaggio a persone specifiche.

   

5. Selezionare Modifica opzioni per rivedere e impostare le seguenti opzioni:

   • Opzioni di accesso:

     • Consenti ai destinatari di: selezionare Modifica (è richiesto l’accesso) per consentire la modifica dei file di Microsoft Office.

     • L’accesso scade: selezionare tra varie opzioni di scadenza per i destinatari.

     • Casella di controllo di Richiedi ai destinatari di accedere.

     • Download per utente: fornisce una limitazione al numero di download, se necessario.

     • Casella di controllo di Collega sempre all’ultima versione del file.

   • Notifiche:

     • Casella di controllo di Avvisami in caso di accesso.

     • Casella di controllo di Invia una copia di questa e-mail.

6. Selezionare Save (Salva).

7. Digitare l’indirizzo e-mail del destinatario nella casella di testo A.

8. Anche se l’Oggetto è precompilato, è possibile digitare un testo sostitutivo.

9. Digitare un messaggio, se necessario.

10. Se si desidera, fare clic sulla casella di controllo Ricorda oggetto e messaggio.

11. Fare clic su Invia.

Viene brevemente visualizzato il messaggio Condivisione inviata correttamente.

Opzioni collegamento

Scegliere … per eseguire le seguenti operazioni sul collegamento: Modifica, Sostituisci o Elimina.

Modifica opzioni

Nelle Modifica opzioni, si impostano i parametri per l’accesso e le notifiche dei destinatari.

Opzioni di accesso

In Opzioni di accesso, selezionare i parametri di accesso per i destinatari.

• Consenti a chi ha questo collegamento:

  • Visualizza: i destinatari possono visualizzare il file solo nella finestra di Anteprima.

  • Scarica: i destinatari possono scaricare il file.

  • Modifica (accesso richiesto): i destinatari possono modificare il file, ma devono accedere come clienti o dipendenti.

• Chi può accedere a questo collegamento:

  • Chiunque (anonimo): i destinatari possono visualizzare il file solo nella finestra di Anteprima.

  • Chiunque (nome ed e-mail richiesti): i destinatari possono scaricare il file.

  • Utenti clienti e dipendenti(è richiesto l’accesso): al destinatario viene presentata una schermata di accesso. Il destinatario deve essere un utente esistente (utente dipendente o cliente) nell’account per effettuare l’accesso e visualizzare il contenuto. Se il destinatario non è un utente dell’account, è necessario creare l’account utente per il destinatario prima che possa accedere al file.

  • Utenti dipendenti (è richiesto l’accesso): al destinatario verrà presentata una schermata di accesso. Il destinatario deve essere un utente dipendente esistente nell’account per accedere. Se il destinatario non è un utente dell’account, è necessario creare l’account utente per il destinatario prima che possa accedere al file.

• L’accesso in visualizzazione scade può essere regolato in base alle preimpostazioni disponibili.

• Collega sempre all’ultima versione del file è selezionato impostazione predefinita. La versione attuale dei file sarà immediatamente disponibile all’interno del collegamento.

Notifiche

Con l’impostazione predefinita di questa casella di controllo, il mittente del file riceve notifiche quando viene effettuato l’accesso al file. Se si preferisce non ricevere questa notifica, deselezionare la casella.

Sostituisci collegamento

Sostituisci collegamento consente di creare un nuovo collegamento con le stesse autorizzazioni. Il vecchio collegamento diventerà inaccessibile.

Elimina collegamento

Elimina collegamento consente di rendere inaccessibile il collegamento. È possibile creare un nuovo collegamento avviando nuovamente il processo di condivisione.