Comodificación en ShareFile

En este artículo se explican los pasos necesarios para compartir enlaces modificables desde una cuenta de ShareFile. Esto permite a los destinatarios modificar los archivos de Microsoft Office.

Requisitos de usuario de ShareFile para la comodificación

Esta función está disponible tanto para los usuarios empleados como para los clientes siempre que se cumplan los siguientes requisitos:

• Vista previa de archivos: El permiso para descargar debe estar habilitado en la carpeta donde está almacenado el archivo.

• Modificación de archivos: Para poder modificar archivos en ShareFile, se deben cumplir los siguientes requisitos:

  • Tener una licencia comercial de Microsoft Office 365.
  • Tener permisos de carga y descarga en la carpeta donde está almacenado el archivo.
  • El control de versiones de archivos debe estar activado.

Obtener un enlace compartible

Obtener un enlace le permite compartir un enlace modificable con sus destinatarios.

NOTAS:

• Todos los colaboradores, tanto internos como externos de la organización, pueden utilizar la integración de Microsoft Office Online. Para ello, el autor debe seleccionar los permisos y el colaborador debe tener una licencia de Microsoft.

• Esta función está disponible para los clientes de las ediciones Advanced y Premium de ShareFile que tengan habilitada la opción Edición de archivos de Microsoft Office.

  

• Los tipos de archivos compatibles son: .docx para Word, .pptx para PowerPoint y .xlsx para Excel.

1. Seleccione un archivo para compartirlo en su cuenta de ShareFile.

2. Seleccione Compartir.

   

3. Seleccione Copiar en la opción Los usuarios pueden modificar contenido después de iniciar sesión.

   

   Aparecerá brevemente el mensaje Enlace copiado en el portapapeles.

4. Puede compartir el enlace copiado por correo electrónico u otra aplicación de comunicación.

   

Enviar a personas específicas

Utilice esta opción cuando desee enviar mediante ShareFile un mensaje paracompartir con una persona específica.

1. Vaya al archivo que quiere compartir de su cuenta de ShareFile.

2. Seleccione el archivo o los archivos que quiere compartir.

   

3. Seleccione Compartir en el menú.

4. Seleccione Enviar a personas específicas en las opciones disponibles.

   

   Aparecerá la ventana de mensaje Enviar a personas específicas.

   

5. Seleccione Modificar opciones para revisar y configurar las siguientes opciones:

   • Opciones de acceso:

     • Permitir a los destinatarios:: Seleccione Modificar (requiere iniciar sesión) para permitir la modificación de archivos de Microsoft Office.

     • El acceso caduca: Seleccione entre varias opciones de caducidad para los destinatarios.

     • Casilla de verificación Requerir que los destinatarios inicien sesión.

     • Descargas por usuario: Proporciona una restricción en el número de descargas si es necesario.

     • Casilla de verificación Enlazar siempre con la versión más reciente del archivo.

   • Notificaciones:

     • Casilla de verificación Notificarme cuando alguien acceda a esto.

     • Casilla de verificación Enviarme una copia de este mensaje.

6. Seleccione Guardar.

7. Introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario en el cuadro de texto Para.

8. Aunque el asunto viene predefinido, puede escribir un texto para sustituirlo.

9. Escriba un mensaje si es necesario.

10. Haga clic en la casilla Recordar asunto y mensaje si lo desea.

11. Haga clic en Enviar.

Aparecerá brevemente el mensaje Recurso compartido enviado correctamente.

Opciones de enlace

Elija … para Modificar las opciones del enlace, Sustituir el enlace o Eliminar el enlace.

Modificar opciones

En Modificar opciones, se establecen los parámetros para el acceso de los destinatarios y las notificaciones.

Opciones de acceso

En Opciones de acceso, seleccione los parámetros de acceso para los destinatarios.

• Permitir esto a las personas con este enlace:

  • Ver: Los destinatarios solo pueden ver el archivo en la ventana de vista previa.

  • Descargar: Los destinatarios pueden descargar el archivo.

  • Modificar (requiere iniciar sesión): Los destinatarios pueden modificar el archivo, pero deben iniciar sesión con las credenciales de cliente o empleado.

• Quién puede acceder a este enlace:

  • Cualquiera (anónimo): Los destinatarios solo pueden ver el archivo en la ventana de vista previa .

  • Cualquiera (requiere nombre y correo electrónico): Los destinatarios pueden descargar el archivo.

  • Usuarios clientes y empleados(requiere iniciar sesión): Al destinatario se le presenta una pantalla de inicio de sesión. El destinatario debe ser un usuario existente (ya sea un empleado o cliente) en la cuenta para iniciar sesión y ver el contenido. Si el destinatario no es un usuario de la cuenta, es necesario crear la cuenta de usuario para el destinatario antes de que pueda acceder al archivo.

  • Usuarios empleados (requiere iniciar sesión): Se mostrará una pantalla de inicio de sesión al destinatario. Para poder iniciar sesión, el destinatario debe ser un usuario empleado existente en la cuenta. Si el destinatario no es un usuario de la cuenta, es necesario crear la cuenta de usuario para el destinatario antes de que pueda acceder al archivo.

• La opción El acceso de vista caduca se puede ajustar a los valores preestablecidos disponibles.

• La opción Enlazar siempre con la versión más reciente del archivo está seleccionada de forma predeterminada. La versión actual de los archivos estará disponible inmediatamente en el enlace.

Notificaciones

Esta casilla de verificación está configurada de forma predeterminada para que el remitente del archivo reciba notificaciones cuando se acceda al archivo. Si prefiere no recibir esta notificación, desactive la casilla.

Reemplazar enlace

Reemplazar enlace le permite crear un nuevo enlace con los mismos permisos. El enlace anterior dejará de ser accesible.

Eliminar enlace

Eliminar enlace permite hacer que el enlace no sea accesible. Se crea un nuevo enlace iniciando de nuevo el proceso de compartir.